מערכת החתמת מסמכים דיגיטליים וטפסי 101 באיזיטיים: פתרון חכם לניהול עובדים

בימינו, כל עסק שמבקש לייעל את ניהול המשאבים האנושיים ולהפוך את תהליך הגיוס וההצטרפות של עובדים ליעיל, מדויק ומהיר, יכול להיעזר בטכנולוגיות מתקדמות. אחת מהחדשנויות המרכזיות בתחום ניהול שעות עבודה וניהול עובדים היא מערכת החתמת מסמכים דיגיטליים של איזיטיים, המאפשרת לעסקים להחתים את העובדים על טפסי 101 ומסמכים נוספים באופן דיגיטלי, בצורה אוטומטית וממוקדת, ומפשטת את כל תהליך הרישום וההכנסה למערכת הנוכחות של העסק.

החתמת מסמכים דיגיטליים – פתרון חכם לעסקים

החתמת מסמכים דיגיטליים הפכה לאחת מהפתרונות המתקדמים ביותר בתחום ניהול העובדים. במקום להתמודד עם חתימות פיזיות על טפסים, המערכת של איזיטיים מציעה פתרון דיגיטלי מלא שמאפשר לעובדים למלא את הטפסים בצורה מקוונת, להחתימם ולשלוח אותם ישירות למערכת הנוכחות של העסק, ללא צורך בניירת או בתהליכים ידניים מסורבלים. היתרון העיקרי במערכת זו הוא שהיא מבטיחה שכל המסמכים יוכנסו בצורה מסודרת ומעודכנת ישירות למערכת, כך שאין צורך במעבר בין מחלקות או בתיאום ידני עם מנהלים. כל פרט נרשם בצורה אוטומטית ומסודרת, וכך ניתן להימנע מטעויות אנוש.

החתמת טפסי 101 באופן דיגיטלי

בין הטפסים החשובים ביותר בכל עסק נמצא טופס 101 – טופס המעסיק שמפרט את פרטי העובד ותנאיו המשפטיים. עם מערכת החתמת המסמכים הדיגיטליים של איזיטיים, כל עובד יכול למלא את טופס 101 בצורה מקוונת, להחתים אותו בקלות באמצעות טכנולוגיות מתקדמות כמו זיהוי חתימה דיגיטלית, ולאחר מכן להגיש את הטופס באופן אוטומטי למערכת. במקום לשלוח טפסים פיזיים או להתמודד עם מסמכים לא מאורגנים, כל הנתונים של העובד נרשמים בצורה דיגיטלית, וממילא נרשמים אוטומטית למערכת נוכחות לעסק של איזיטיים.

היתרון כאן הוא שהמערכת מונעת את הצורך בשמירה על טפסים פיזיים, ובמקום זאת, מאפשרת לעסק להימנע מהוצאות אחסון של ניירת ומפחיתה את הסיכון לאובדן מסמכים חשובים. כל העובדים ממלאים את הטפסים בצורה מקוונת, כשהם יכולים להחתים אותם מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מחשבים, טאבלטים או סמארטפונים.

אינטגרציה עם מערכת הנוכחות של איזיטיים

לאחר שהעובד חותם על טופס 101 או כל מסמך אחר, הנתונים נשמרים אוטומטית במערכת נוכחות של איזיטיים ומתווספים למידע האישי של העובד. תהליך זה מייעל את תהליך הקליטה של עובדים חדשים בעסק ומפשט את תהליך הרישום במערכת הנוכחות. המערכת של איזיטיים מתעדת את כל השעות והפעילויות של העובדים בצורה אוטומטית, כך שמידע על שעות העבודה, היעדרויות, חופשות ושעות נוספות מתווסף ישירות לאותו תיק עובד במערכת.

החיבור האוטומטי בין החתמת המסמכים הדיגיטליים לבין מערכת הנוכחות מאפשר לכל עסק להימנע מהתהליך הידני של הכנסת נתונים למערכת. המערכת גם מבטיחה שהנתונים תמיד מעודכנים ונכונים, כך שאין צורך לדאוג אם עובד מסוים השלים את טופס 101 בצורה נכונה או אם נתונים מסוימים הוזנו בצורה לא נכונה.

יתרונות נוספים למערכת נוכחות לעסק

היתרונות של מערכת החתמת המסמכים הדיגיטליים והאינטגרציה שלה עם מערכת הנוכחות לעסק לא נגמרים רק בייעול התהליך הפיזי של רישום העובדים. ישנם יתרונות נוספים שכוללים:

חיסכון בזמן: העובדים יכולים למלא ולהחתים את המסמכים מכל מקום, מה שמפחית את הצורך בנסיעות למשרד או בתיאום פגישות לצורך החתימה. כך, כל תהליך קבלת העובד לעסק הופך למהיר ויעיל יותר.שמירה על סדר ומעקב: כל המסמכים שנחתמו נכנסים אוטומטית למערכת, כך שניתן לעקוב אחרי כל המסמכים בצורה מסודרת ומאורגנת, מבלי להסתבך בניהול פיזי של ניירת. כל המידע אודות כל עובד נשמר במקום אחד ומאפשר