כיום עסקים מתמודדים עם מגוון רחב של אתגרים ניהוליים. אחת מהשאלות המרכזיות שעולות היא האם כדאי לקחת מזכירה במיקור חוץ או להעסיק מזכירה פנימית במשרה מלאה. במאמר זה נסקור את היתרונות והחסרונות של שתי האפשרויות, על מנת לסייע בקבלת החלטה טובה.

יתרונות של מזכירה במיקור חוץ

חיסכון בעלויות העסקת מזכירה בשביל שירותי משרד במיקור חוץ יכולה להיות פתרון כלכלי יותר מהעסקת מזכירה פנימית. כאשר שוכרים שירותים חיצוניים, אין צורך לשלם משכורות, הטבות סוציאליות והוצאות נוספות הנלוות להעסקת מזכירה פנימית. בנוסף, ניתן לשלם רק עבור השירותים הנדרשים בפועל, בהתאם לצרכים המשתנים של העסק.

גמישות בזמינות מזכירה במיקור חוץ יכולה להיות זמינה באופן גמיש יותר, בהתאם לצרכים של העסק. ניתן לשכור את השירותים לפרקי זמן קצרים או ארוכים, לפי הצורך, ובכך להתאים את הזמינות של המזכירה לשינויים בעומס העבודה.

גישה למקצועית חברות מיקור חוץ מתמחות במתן שירותים אדמיניסטרטיביים, וכך ניתן להבטיח גישה למומחים בכל תחום. מזכירות במיקור חוץ הן לרוב מקצועיות ומנוסות, ומכירות את הכלים והטכנולוגיות המתקדמים ביותר בתחום.

התמקדות בפעילות העיקריות העסקת מזכירה במיקור חוץ מאפשרת למנהלים להתמקד בפעילות העיקריות של העסק, במקום להתעסק בניהול התפעולי של משימות אדמיניסטרטיביות. בכך ניתן לשפר את היעילות והפרודוקטיביות של העסק.

חסרונות של מזכירה במיקור חוץ

חוסר היכרות עם העסק מזכירה במיקור חוץ עשויה שלא להכיר את העסק בצורה מעמיקה כמו מזכירה פנימית. חוסר הקביעות וההיכרות עלולים להוביל לקושי בהבנה של צרכים מיוחדים ודרישות ספציפיות של העסק.

תקשורת מזכירה במיקור חוץ פועלת מרחוק, ולכן תקשורת ואינטראקציה פנים מול פנים עשויות להיות מוגבלות. הדבר עלול להפריע לתקשורת מהירה ויעילה עם צוות העובדים והמנהלים.

שליטה מוגבלת כאשר שוכרים שירותי מיקור חוץ, ישנה שליטה מוגבלת על התהליכים והביצועים של המזכירה. לעיתים קרובות, קשה לפקח על איכות העבודה והביצועים כאשר השירותים ניתנים על ידי גורם חיצוני.

סיכון לדליפת מידע רגיש עבודה עם גורם חיצוני עשויה להעלות חששות בעניין אבטחת המידע. יש לוודא שהחברה המעניקה את שירותי המזכירות במיקור חוץ עומדת בתקני אבטחת מידע מחמירים ומתחייבת לשמור על סודיות המידע.

יתרונות של מזכירה צמודה לעסק

היכרות מעמיקה עם העסק מזכירה אישית פנימית מכירה את העסק בצורה מעמיקה, מבינה את התרבות הארגונית והצרכים המיוחדים של העסק. היכרות זו מאפשרת לה להעניק שירות מותאם אישית ולתפקד בצורה יעילה יותר.

תקשורת ואינטראקציה פנים מול פנים מזכירה פנימית יכולה לעבוד בצמוד לצוות העובדים והמנהלים, וליצור תקשורת ישירה פנים מול פנים. הדבר מאפשר פתרון בעיות מהיר ויעיל ושיפור בתקשורת הפנימית בארגון.

שליטה מלאה על הביצועים העסקת מזכירה פנימית מאפשרת שליטה מלאה על התהליכים והביצועים של המזכירה. המנהלים יכולים לפקח על איכות העבודה, להנחות ולתת משוב ישיר לשיפור הביצועים.

אבטחת מידע ככל שהמידע נשמר בתוך הארגון, ישנה שליטה טובה יותר על אבטחת המידע והסודיות. מזכירה פנימית מחויבת למדיניות האבטחה של הארגון ופועלת בהתאם להנחיות.

חסרונות של מזכירה צמודה לעסק

עלויות גבוהות העסקת מזכירה פנימית כרוכה בעלויות גבוהות הכוללות משכורות, הטבות סוציאליות והוצאות נוספות. עלויות אלו עשויות להיות כבדות לעיתים ולפגוע בתקציב העסק.

מחויבות לטווח ארוך העסקת מזכירה פנימית מחייבת מחויבות לטווח ארוך, גם במקרים של שינוי בצרכים או בעומס העבודה. הדבר יכול להיות מגבלה כאשר יש צורך בהתאמות מהירות עם גמישות.

בכל מקרה, מומלץ לבצע ניתוח מעמיק של הצרכים והמשאבים של העסק ולהתייעץ עם מומחים בתחום לפני קבלת ההחלטה הסופית האם לקחת מזכירה במיקור חוץ או מזכירה אישית צמודה לעסק. למידע נוסף על שירותי משרד כנסו לאתר נינג'ה אופיס.