בדוגמאות הבאות, נמחיש את ההתאמה הזו בעזרת דוגמאות של מספר בעלי עסקים:

הכירו את יאנה. ליאנה יש קליניקה לדיקור סיני בשם "דקירה נעימה" אותה היא פתחה ברחוב אבן גבירול בתל-אביב.

בקליניקה עובדים שלושה מדקרים, כך שאף פעם אין תור ארוך מדי.

בקליניקה של יאנה אין כל ערך למשקל דיגיטלי או לברקוד מכיוון שאין בנמצא שום מוצר פיזי שמצריך שקילה או שאפשר לשים עליו מדבקת ברקוד.

כמו כן, מכיוון שמספר הלקוחות הוא קטן ושווי כל עסקה גדול יחסית (וכן מטעמים של מיתוג) העדיפה יאנה לתת ללקוחות את החשבוניות מודפסת מתוך מדפסת רגילה ולא הוסיפה לקופה שלה מדפסת חשבוניות.

גם יכולות מתקדמות של קופה רושמת ממוחשבת כמו ניהול מלאי או סידור הזמנה למטבח היו מיותרות לעסק של יאנה.

על תכונה אחת יאנה לא הייתה מוכנה לוותר: על מסוף אשראי. מעל ל-80% מהעסקאות בעסק נעשות באשראי, כך שהרכיב הזה היה קריטי ליאנה.

בשורה התחתונה, הקופה שבחרה בעלת העסק כמתאימה לה ביותר הייתה קופה פשוטה ללא מדפסת חשבוניות ללא משקל דיגיטלי וללא סורק ברקודים, אבל בהחלט עם סורק כרטיסי אשראי.

העסק הבא שנתאים לו קופה רושמת הוא "הכל בשקל וחצי", שמנוהל ביד רמה במרכז יפו על ידי שמעון.

בעסק של שמעון תמיד יש תורים ארוכים ולכן מדובר במערך של כמה קופות. ושמעון מעונין בכל תכונה של הקופה שיכולה לעזור לקופאיות שלו לסיים את החשבון כמה שיותר מהר.

בגלל שבחנות יש רק מחיר אחד בלבד לכל המוצרים (שקל וחצי) – אין צורך בברקוד וגם אין צורך במשקל. לעומת זאת, הקופאים אצל שמעון חייבים להתנהל עם מדפסת חשבוניות מיוחדת ועם סליקת אשראי.

וגם תכונות ממוחשבות של ניהול מלאי – התגלו כמיותרות מכיוון שכל המלאי בחנות מגיע באופן אקראי מקנייה בהזדמנות של סטוקים שונים.

מתח הרווחים של החנות נמוך מאוד ושמעון העדיף לא לקבל שום סוג של אשראי כדי לחסוך עמלה והדבר מתאים גם ללקוחות שלו שמעדיפים לשלם במזומן, כך ששמעון לא התקין בקופות שבעסקו מסופון אשראי.

העסק הבא שצריך קופה רושמת הוא העסק של שלום הירקן. לכאורה, מדובר בעסק פשוט שמצריך קופה פשוטה אך הדבר רחוק מהאמת.

מדובר בעסק שחייב משקל כדבר שבשגרה מכיוון שישנה סחורה רבה שנמצאת בתפזורת.

בנוסף, הקופה מצריכה קורא ברקודים כיוון שבנוסף לירקות יש בחנות עוד מבחר של מאות סוגי מוצרים ארוזים וההתמצאות בהם בלי ברקוד היא בלתי אפשרית.

כמובן שגם מסוף אשראי הוא חובה לעסק והוא בשימוש רב יותר ממגירת המזומנים.

מאז שקנה שלום את הקופה הממוחשבת הראשונה שלו, גילה שתכונת ניהול המלאי הינה חיונית מאוד לעסק שלו. רבים מהמוצרים של החנות הם בעלי חיי מדף קצרים בגלל שהם מתקלקלים ולכן נדרש איזון תמידי בין שמירה על מבחר גבוה תוך כדי מתן תשומת לב לכך שלא יישארו ירקות רבים שיתקלקלו. מכיוון שזהו המפתח לקיום הירקניה, שלום התעסק בעניין הזה במשך רוב היום ולא יכל להשקיע בשיווק החנות והרחבת סל המוצרים שלה.

גם הדו"חות החודשיים\שבועיים \יומיים הם דבר ששלום למד להפיק על ידי הקופה הרושמת ולמנף אותו לקידום העסק.

היום, שלום לא מצליח לדמיין איך ניהל את החנות לפני 17 שנה עם קופה פשוטה ולא ממוחשבת.

העסק האחרון הוא בית הקפה השכונתי ברובע כרמל שבחיפה, שאותו מנהלת כבר 37 שנים גברת זלדה כהן.

בית הקפה משתמש לצורך תפעולו כמעט בכל התכונות המתקדמות שיש לקופה רושמת ממוחשבת להציע.

מכירת כמויות קטנות של קפה במשקל מצריכים את השימוש במשקל דיגיטלי רגיש. זלדה מוכרת קערות וספלים דקורטיביים של אמנים מחיפה, כך שהיא צריכה קורא ברקודים. ניהול המלאי חייב להעשות על בסיס יום-יומי.

זלדה זוכרת שלפני שנכנסה לעסק הקופה הממוחשבת הראשונה היא לא יכלה להרשות לעצמה להציע בבית הקפה יותר משלושה סוגים של מנות.

פעילות רבה בבית הקפה איננה בהכרח רווחית יותר מיום רגוע ואת כל זה לומדת זלדה מהדו"חות היומיים\ שבועיים שמפיקה הקופה.

אך הדבר החשוב ביותר לבית הקפה העמוס הוא ניהול ההזמנות והשולחנות. מהרגע שבו ההזמנה נסגרת, המטבח מקבל את פירוט ההזמנה באופן אוטומטי. הדבר מאפשר למלצרים להמשיך לדאוג ללקוחות בזמן שמטבח מתרכזים השפים בעבודתם.

לסיכום: לא גודל העסק או כמות האנשים המבקרים בו קובעת את סוג הקופה הרושמת המתאימה לו ביותר,  אלא אופיו וסגנון הפעילות והמכירות שהוא מנהל.  

לפרטים נוספים והזמנות לחצו  כאן להדר קופות רושמות